De nada adiantará passar horas criando uma apresentação se no final não obter o sucesso desejado, e claro esse sucesso foi bem definido antes mesmo de iniciar a sua apresentação.
Isso é o que espero, ter bem definido o objetivo da sua apresentação antes mesmo de prepará-la é um dos primeiros passos para uma apresentação de sucesso.
Porém, alguns elementos podem escapar da sua atenção. Da mesma forma que existem técnicas que agregam valor a sua reunião, existem alguns erros mortais que podem arruiná-la. Tenho certeza de que você não passará noites sem dormir e no final irá correr riscos por falta de atenção. Trabalho em equipe, empatia, motivação, autoconfiança, criatividade, produtividade…
Se você quer proporcionar todos esses valores à tona e garantir o sucesso da sua reunião, vou te mostrar quatro erros fatais que devem ser evitados e o que deve ser feito para que sua reunião seja um sucesso.
Erro # 1: Agendar reuniões sem pautas e objetivos bem definidos.
Não há nada pior do que quando os participantes da reunião entram na sala sem saber o que será discutido.
Você já saiu de uma reunião sentindo que perdeu seu tempo? Sem um objetivo claro e concreto, uma discussão pode facilmente andar em círculos. O tempo das pessoas é precioso: realizar uma reunião por realizar uma reunião, sem fazer perguntas, é uma péssima ideia.
Para promover uma reunião eficaz, considere as seguintes ações: .
- É necessária uma reunião?
- Uma troca de e-mails seria suficiente?
- Qual é o melhor formato e a duração ideal da reunião para este projeto?
- Que resultados deveríamos ter obtido no final da reunião?
- Que decisões deveriam ter sido tomadas?
- Como planejamos chegar lá?
Quando existir intenção clara em uma reunião, o processo terá mais chance de se tornar colaborativo. Portanto, só devemos nos unir quando uma intenção ou objetivo nos guiar a fazê-lo. Em um grupo, o objetivo impulsiona a discussão, a busca de soluções, a tomada de decisões e a ação.
Depois de definir seu objetivo, comunique-o aos participantes. Assim que recebermos o convite, devemos saber o motivo da nossa presença. Estabelecer o objetivo no início da reunião também é crucial, pois garante que a reunião comece de forma eficaz.
Erro n# 2: Nem todos na mesa são importantes
Alguns gestores querem arcar sozinhos com o fardo das reuniões, esquecendo que essa é uma oportunidade fantástica para trocar ideias e melhores práticas. Não fique preso ao seu plano ou ao seu monólogo.
Garanta o sucesso da sua reunião, não aja sozinho
Sabemos que em toda organização, existem profissionais chaves, líderes dos líderes, sendo assim, agir de forma precipitada e sozinho é um erro fatal de muitos gestores, isso ocorre principalmente em empresas familiares, onde o empresário/gestor, está ligado diretamente em vários setores da empresa, principalmente se envolvendo no processo de execução.
Ter um processo hierárquico bem definido é um passo importante para qualquer organização, quando isso acontece, realizar um mapeamento prévio dos pontos importantes a serem abordados na reunião se torna indispensável.
Em que isso influencia, e como pode garantir o sucesso da reunião.
- Definição clara da pauta
- Distribuição de compromissos entre os responsáveis
- Gestão e valorização do tempo
Garantir que a próxima etapa será realizada ou de nada adiantou até aqui!!!
Erro # 3: Se não tiver chamada para ação, a reunião não foi produtiva
Um dos maiores erros que pude observar a longo de minha jornada profissional, são empresários de sucesso concluírem reuniões com uma frase fraca e sem sustentação nenhuma. “é isso que tinha por hoje” ou “era isso que tinha para dizer”
Você pede horas criando uma apresentação, elabora cada detalhe importante, mapeia junto com o seu time todos os detalhes que tinha para ser abordado e no final se despede do seu time ou cliente sem criar um compromisso.
Evite essas duas perguntas após concluir sua apresentação:
- Você entendeu?
- Gostou da apresentação?
Ao invés disso você pode fazer as seguintes perguntas:
- Eu me fiz entendido? Do que você entendeu pode compartilhar o que achou mais importante?
- Quanto a apresentação, o que faz mais sentido para o seu negócio ou para o nosso projeto?
- Dentro das soluções apresentadas, como você acredita que o nosso produto, serviço ou ideia, atende as suas necessidades ou desejos?
- Em caso de reunião, avaliando as soluções apresentadas, quais fazem sentido serem aplicadas, e como você as colocariam em prática?
Após mapear os participantes da reunião com as perguntas corretas, você tem informação suficiente para fechar, fazer uma bela chamada para ação.
Lembre-se de usar as respostas e afirmações que os seus interlocutores forneceram ao responder às perguntas, elas são fundamentais.
Com base no objetivo traçado, foi construída com um alvo bem definido. O sucesso da sua reunião depende exatamente da aprovação e execução da chamada para a ação que o leva em direção à sua meta.
Esse se torna o momento de apertar as mãos, fechar um acordo ou compromisso. As pessoas honestas e comprometidas assumem os acordos criados, por isso, não encerre uma reunião ou apresentação, sem criar um compromisso ou uma ação clara e bem definida.
Erro # 4: Não concluir a reunião ou apresentação
Se no final da sua apresentação ou reunião você anunciar que precisará de outro momento para definir entregas e determinar ações a serem tomadas, sua reunião não foi concluída com sucesso, provavelmente ela não saiu como o esperado.
É simples: cada reunião deve terminar com uma ou mais decisões, em vez de uma abertura para continuar a discussão na semana seguinte.
Porém, isso não impede que aconteça de novos assuntos ou tópicos aparecerem em uma reunião, isso é importante, mas não pode mudar o rumo da sua programação.
Nesse momento, é extremamente importante ter controle sobre a reunião e solicitar que os novos tópicos abordados sejam anotados e definidos em um novo momento.
Reserve um horário antes do horário de término programado para:
- Resuma a reunião;
- Repita as decisões tomadas;
- Confirme as ações esperadas de cada pessoa;
- Reitere os prazos;
- Avalie a reunião;
- Determine se o objetivo foi alcançado.
Os participantes da reunião devem sair da mesma sabendo o que precisam fazer. Além disso, certifique-se de fazer uma rodada final de interação, para que eles falem e façam uma última pergunta. Mesmo que você esteja com pouco tempo, nunca pule esta etapa essencial.
Sem uma conclusão, as pessoas podem ficar confusas e saem com apenas uma sensação parcial de realização.
A comunicação transforma ideias em resultados.
